l Comune di Bologna è impegnato ormai da anni in un percorso di trasformazione digitale con l’obiettivo di efficientare la macchina amministrativa pubblica migliorando così il servizio agli utenti e l’esperienza dei cittadini, soprattutto nei rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Il cambiamento, tuttora in corso, ha avuto inizio con l’adesione alle infrastrutture nazionali abilitanti quali SPID, PagoPa, ANPR, che è stata portata a compimento nell’anno in corso.

La visione digital first dell’Ente si concretizza sia nella progettazione di nuovi servizi che nella revisione di quelli esistenti.

Focus della trasformazione digitale è la dematerializzazione delle procedure amministrative. Tra le azioni finalizzate a rendere sempre più efficienti i processi amministrativi ha assunto particolare centralità il superamento della gestione cartacea dei documenti a favore del digitale, quale motore del cambiamento nell’ottica della revisione dei flussi di lavoro, di collaborazione e di conseguente creazione di un archivio comune di fascicoli documentali digitali.

Molti i risultati raggiunti tra il 2018 e il 2019: attivazione di flussi di comunicazione digitali tra gli Uffici Comunali e la Giustizia Civile (Attualmente sono attive le procedure di gestione del TSO e dell’Accertamento Sanitario Obbligatorio e entro fine anno saranno resi disponibili i flussi di scambio tra i Servizi Demografici e il Tribunale ordinario); dematerializzazione delle procedure delle Delibere di Giunta e di Consiglio e degli Atti dei dirigenti del Comune e delle Istituzioni integrata con il sistema di gestione documentale dell’Ente e con strumenti di firma digitale multipla disponibile anche in mobilità; attivazione della piattaforma di modulistica on line, integrata con il sistema di gestione documentale, che ha consentito di raggiungere 90 moduli online attivi, circa 50.000 istanze gestite, con una crescita nell’ultimo anno del +287% di istanze online; integrazione del documentale con i sistemi informativi comunali dell’anagrafe, dell’ISEE comunale sincronizzata in cooperazione applicativa con la base dati nazionale dell’INPS, del sistema informativo territoriale; implementazione di nuovi servizi web per i contribuenti, finalizzati alla riduzione dei contatti a sportello fisico e al risparmio di tempo; 1280 utenti attivi sul sistema di gestione documentale per un totale di circa 27.000.000 di documenti salvati; realizzazione del fascicolo di gara, progettato per raccogliere i documenti prodotti sia in fase di preparazione delle procedure di procurement che in fase finale di aggiudicazione; distribuzione di 307 firme digitali remote disponibili anche in mobilità; un numero totale di 115.000 cittadini iscritti ad agosto 2019, al portale dei servizi online con un trend in costante crescita e un incremento del 17% nel 2019 rispetto al 2018.

Grazie al processo di dematerializzazione dei documenti è nata la Console documentale applicazione web nativa, disponibile in mobilità che permette di gestire e condividere il documento digitale.

Il Comune di Bologna ha gestito la digital trasformation con un intervento di change management rivolto a tutti i dirigenti e alle posizioni organizzative dell’ente, a cui sono seguiti momenti di formazione in aula che hanno coinvolto 300 dipendenti.

I prossimi passi verso la trasformazione digitale

  • Individuare spazi di automazione di processo per superare passaggi operativi manuali attraverso l’introduzione di algoritmi e l’integrazione tra diverse fonti dati
  • Rendere più efficienti ed estendere le ricerche sul documentale;
  • Ampliare ulteriormente l’offerta dei servizi verso soluzioni mobile first.
  • Avviare un percorso di sperimentazione per la valorizzazione della conoscenza accumulata nel sistema documentale e attivare sistemi intelligenti di catalogazione